Об этой задаче

Наличие у приглашенных свободного времени определяется по их расписаниям свободного времени и записям в их календарях.

Процедура

1. Во время планирования собрания или объявления о событии добавьте приглашенных и зарезервируйте необходимые помещения и ресурсы.

2. Перейдите на вкладку Поиск времени доступности в нижней части приглашения.

3. Выполните одно из следующих действий.

• Выберите Подробности и перетащите шкалу времени на нужное время. Если временной промежуток на шкале времени окрашен в зеленый цвет, значит, в это время все приглашенные свободны. Если временной промежуток на шкале времени розовый, некоторые приглашенные заняты. Если же временной промежуток отображается серым цветом, это означает, что расписания свободного времени приглашенных пользователей недоступны. (Те пользователи, чьи расписания свободного времени недоступны, а также те, к чьим расписаниям доступ ограничен, при оценке возможности посещения собрания считаются свободными.)
• Или выберите переключатель Сводка, чтобы планировщик предложил варианты времени проведения собрания.

Если доступное для всех время отсутствует

Чтобы найти наиболее доступное время, можно исключить приглашенного, группу приглашенных, помещение или ресурс. С помощью представления Сводка можно узнать, когда по крайней мере 75%, 50% или все необходимые участники могут принять участие в собрании.

Процедура

• Чтобы исключить приглашенного пользователя, группу, помещение или ресурс, снимите флажок рядом с именем приглашенного, группы, помещения или ресурса. Например, чтобы исключить всех необязательных приглашенных, снимите флажок рядом с группой Необязательно.
• Чтобы узнать, когда будет доступна совокупность приглашенных, выберите Сводка и Проверить возможность присутствия для всех, и затем выберите опцию.

Словарь терминов